Инструкция «О порядке изготовления, учета, хранения, выдачи, использования, уничтожения печатей и штампов в. ». Утверждена приказом. Генерального директора _________________________. От __. __.
- Утвердить прилагаемую Инструкцию о порядке изготовления, учета. Для обеспечения надлежащего учета и хранения печати.
- Зования, хранения и уничтожения печатей и штампов в АО Ответственный за использование, установку оттиска и хранение печати.
- Организаций»; ГОСТ Р 51511-2001 « Печати с воспроизведением. Государственного герба. установленных настоящей Инструкцией правил хранения.
- Настоящая Инструкция определяет порядок изготовления, учёта, Клише печати – элемент печати, содержащий зеркальное отображение оттиска.
- Инструкция определяющая порядок изготовления, учета, хранения, учета, хранения, выдачи, использования и уничтожения Печати.
____ г. №_______. «О порядке изготовления, учета, хранения, выдачи, использования, уничтожения печатей и штампов в _________________________». Настоящая Инструкция «О порядке изготовления, учета, хранения, выдачи, использования и уничтожения печатей и штампов в _____________________________ (далее - Инструкция) является внутренним документом __________________________ (далее - Общество) разработанным в целях исполнения требований действующего законодательства Российской Федерации, защиты деловой репутации и коммерческих интересов Общества.
Печать Общества – круглая печать установленного образца оттиск которой, в соответствии с законодательством Российской Федерации и Уставом Общества заверяет подлинность подписи Генерального директора Общества Главного бухгалтера Общества или лица действующего по доверенности на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах Общества, предусматривающих заверение подлинной подписи. Штамп Общества – штамп любой формы, как правило, содержащий название Общества в полном или сокращенном виде, не подпадающий под определение Печати Общества и служащий для подтверждения полномочий лиц и подлинности документов определенных Генеральным директором Общества.
Штамп вспомогательный – любые штампы, как правило, не содержащие название Общества в полном или сокращенном виде, в том числе и наборные, формально заменяющие рукописные записи и, служащие для упрощения нанесения определенного текста, в целях ускорения процесса делопроизводства. Оттиск - изображение клише печати или штампа на бумаге. Клише - элемент печати (штампа), содержащий зеркальное отображение оттиска печати (штампа). 3.
Решения об изготовлении, использовании и уничтожении Печати Общества и Штампов Общества принимает Генеральный директор Общества на основании требований действующего законодательства и Устава Общества. 3.
Общая организация изготовления, учета, хранения, выдачи, использования и уничтожения Печати Общества и Штампов Общества возлагается на Административное управление Общества. 3.
Заместители Генерального директора, руководители подразделений в порядке подчиненности должностного лица, ответственного за использование и хранение Печати Общества, Штампов Общества, обязаны контролировать и обеспечивать соответствие условий их хранения и использования требованиям настоящей Инструкции. 3.
Проверка наличия, состояния учета, порядка хранения, использования печатей и штампов, соблюдения требований, установленных настоящей Инструкцией производится не реже одного раза в год комиссиями, осуществляющими проверку соблюдения правил обращения с конфиденциальной информацией. 3.
Должностные лица Управления собственной безопасности имеют право контролировать состояние учета, хранения и использования Печати Общества и Штампов Общества по своим направлениям. 3.
Порядок изготовления, учета, хранения, выдачи, использования и уничтожения Штампов вспомогательных регламентируются руководящими документами определяющими порядок приобретения, учета и списания материальных средств в Обществе. 4. Изготовление Печати Общества и Штампов Общества. 4. Начальник Административного управления Общества организует разработку дизайна Клише Печати Общества и подбор фирмы изготовителя. Дизайн Клише, фирма изготовитель и степень защиты Печати Общества согласовываются с Заместителем Генерального директора по юридическим и корпоративным вопросам, Заместителем Генерального директора по безопасности.
После согласования, Начальник Административного управления представляет образец Оттиска Печати Общества на утверждение Генеральному директору Общества. 4. Не допускается использование на Клише Штампов Общества элементов полностью идентичных элементам Печати Общества. Допускается наличие совпадающих элементов выполненных в другом дизайнерском и защитном исполнении.
4. Количество Штампов Общества, образцы их Оттисков, определяются Административным управлением по заявкам начальников заинтересованных Управлений Общества. Образцы Оттисков и фирма изготовитель согласовываются с Управлением по юридическим вопросам и Управлением экономической и собственной безопасности Общества, после чего они представляются на утверждение Генеральным директором Общества.
4. Клише Штампов Общества должны содержать краткую надпись, указывающую на сферу применения штампа (Например: «Для пропусков», «Для документов», «Для финансовых документов» и т.
4.
При изготовлении нескольких штампов с одинаковым назначением, они должны иметь на своих Клише порядковые, неповторяющиеся номера (Например: «Для документов 1», «Для документов 2» и т. 5. Учет, выдача, использование, хранение и уничтожение печатей и штампов. 5.
Учет Печати Общества и Штампов Общества ведется в Отделе документационного обеспечения офиса в Журнале «Учета поступления, выдачи в пользование, сдачи и уничтожения печатей и штампов» (Приложение № 1 к настоящей Инструкции). Записи о регистрации, выдаче в пользование, возврате или уничтожении должны производиться аккуратно и отдельно по каждой печати или штампу.
5. Журнал «Учета поступления, выдачи в пользование, сдачи и уничтожения печатей и штампов», прошнуровывается, и его листы пронумеровываются в соответствии с требованиями руководящих документов по ведению делопроизводства в Общества. 5. Выдача Печати Общества и Штампов Общества производится под роспись на основании письменных приказов Генерального директора Общества определяющих должностных лиц ответственных за использование и хранение Печати Общества и/или Штампов Общества, а также порядок их использования.
5.
Об утрате Печати Общества немедленно сообщается Генеральному директору, Заместителю Генерального директора по безопасности, Заместителю Генерального директора по юридическим вопросам Общества. Об утрате Штампа Общества немедленно сообщается Начальнику Управления собственной безопасности Общества. Начальником Управления собственной безопасности подготавливается приказ о назначении комиссии для проведения разбирательства по факту утраты Печати Общества или Штампа Общества. В состав комиссии в обязательном порядке должны включаться должностные лица Управления собственной безопасности и Управления по юридическим вопросам. Комиссия проводит разбирательство по факту утраты, а также осуществляет подготовку и организацию реализации мер по минимизации ущерба деловой репутации и экономическим интересам Общества. 5.
Печать Общества и Штампы Общества, в случае их износа или повреждения, уничтожаются комиссией, назначенной Генеральным директором Общества. О факте уничтожения Печати Общества и Штампов Общества, комиссией составляется акт, который подписывается всеми ее членами и утверждается Генеральным директором Общества.
Форма журнала «Учета поступления, выдачи в пользование, сдачи и уничтожения печатей и штампов». Скачать по прямой ссылке (для зарегистрированных пользователей) Инструкцию (MSWord2003) и приложения к ней (MSExel2003) в ZIP-архиве - файл instr-pech. zip. Комментарии могут давать только зарегистрированные пользователи.